英語のビジネスメール:フォーマルとカジュアルな書き出しと結び

英語のビジネスメールの書き出しと結び|フォーマルなニュアンスとカジュアルなニュアンス

今回は英語のビジネスメールの書き出しと結びについて、フォーマルなニュアンスとカジュアルなニュアンスの書き方を紹介します。

フォーマル

先ずは、フォーマルな書き出しと結びを紹介します。

基本的には、フォーマルな書き出しとフォーマルな結びを組み合わせて使ったほうが良いでしょう。

例えば、フォーマルな書き出しとカジュアルな結びを組み合わせるよりも、フォーマルどおしの書き出しと結びを組み合わせた方が無難ということになります。

フォーマルな書き出し

以下はとてもフォーマルな印象で社外の人に対して使用します。

先ずはDear Mr./Ms. [フルネーム or 名字], のパターンです。

コンマ「,」の代わりにコロン「:」を使うことができます。

コロン「:」 の方がややフォーマルな印象です。

  • Dear Ms. Liza Jones:
  • Dear Ms. Liza Jones,
  • Dear Ms. Jones:

親しい相手には以下のように、 Dear [ファーストネーム], とすることもあります。

  • Dear Liza,

以下のように、 Dear Mr./Ms. [ファーストネーム ], という表現はしません。

☓間違い Dear Ms. Liza,

以下のような表現も可能です。

  • Good afternoon Liza,
  • Dear All:
  • Dear All,
  • Dear All

以下は相手のことをまだよく知らずに性別が不明の時におすすめです。

  • Dear Kei-san

フォーマルな結び

まず、フォーマルでもカジュアルでも結びの挨拶と名前は行間を開けないようにしましょう。

例)

Regards,

(1行開けない)

Kim

 ↓

Regards,
Kim

尚、結びの挨拶「Regards,」 と本文との間は1行間を開けます。

以下がフォーマルな結びの例になります。

Kind regards, は後で紹介するBest regards, よりフォーマルな表現です。

  • Respectfully,
  • Best wishes
  • Sincerely, →かなりフォーマルな印象で社外の人に対して使用
  • Kind regards,
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カジュアル

次に、カジュアルな書き出しと結びを紹介します。

基本的には、カジュアルな書き出しとカジュアルな結びを組み合わせて使ったほうが良いでしょう。

例えば、フォーマルな書き出しとカジュアルな結びを組み合わせるよりも、カジュアルどおしの書き出しと結びを組み合わせた方が無難ということになります。

カジュアルな書き出し

以下はカジュアルな書き出しとしてスタンダードな表現です。

カンマ「,」を取り除くこともできます。

  • Hi Liza,
  • Hi Liza

Hi, Lizaとしてはいけません。

カンマ「,」の位置が不適切です。

Hiはよく使いますが、新規のクライアントに対して初めて連絡をするときや、苦情を言ったり謝罪をするような少し気まずくなるようなシチュエーションや、哀悼の意を表す場合などは、冒頭で紹介したよりフォーマルなDearを使った方が良いでしょう。

カジュアルな書き出しとして以下のような書き出しも可能です。

  • Hello Liza,

HiやHelloなども省略することがあり、更にカジュアルになります。

社内の同僚などに対して使えるでしょう。

  • Liza,

他部署に対して宛てたメールですが、担当者は不明な場合は以下のような書き出しをすることもあります。

  • Hi it,

以下は、古い表現になります。

To Whom it May Concern,

カジュアルな結び

社内の同僚にメールを送るケースなど、結びの挨拶の後の名前はイニシャルを使うケースもあります。

例)

Best regards,
YK

e-mailチャットの場合は、結びの挨拶でさえも省略することができます。

一方で、グループに対してメールを送る場合で、グループの中にはあなたのことを知らない人も含まれている場合は、フルネームのほうが良いでしょう。

以下はカジュアルな結びの例です。

  • Thank you and regards,
  • Thanks and regards,
  • Best regards,
  • Regards, →スタンダードな表現です
  • Thanks, →感謝を伝える状況の場合の結び
  • Best, →会社の同僚などにカジュアルにメールを送る際に使用します
  • All our best, →あなただけではなく、部署の一同が感謝していることを読み手に表現する場合に使います。
  • Cheers,

結びの挨拶に、あなたの会社の名前や旅先の場所を付け加えても良いでしょう。

  • Kind regards from Xmedia,
  • Regards from Singapore,

フォーマルではないメールでは、内容に応じて以下のようなショートクロージングに変えても良いでしょう。

  • Appreciate yor help,
  • Appreciate yor cooperaton,
  • Talk to you later,
  • See you,
  • See you Thursday,

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