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英語のビジネスメールで催促や依頼のニュアンスを和らげる4つのポイント
日本語でも英語でもメールでのコミュニケーションはお互いの顔が見えず、声のトーンを変えたりすることができないので、そのつもりがなかったとしても、強い言い回しに感じたり、相手に誤解を与えるニュアンスになってしまうことがあります。
少なくとも、自分自身がそのつもりがなかったとしても、表現方法を知らないがために、相手の協力が得られなかったり、プロジェクトを前に進められないということは避けたいですよね。
そこで今回は英語のビジネスメールでニュアンスを和らげる4つの方法について解説します。
- 質問形にする
- 主語をYouからWeに変える
- ニュアンスを和らげる表現を入れる
- 理由を付け加える
質問形にする
あなたの要望だけを表現した非質問形よりも、質問形の方が柔らかいニュアンスになります。
日本語でも同じだと思いますが、相手に選択の余地を与える表現形の方がソフトな印象になります。
例）
Finish the report.
↓ 柔らかいニュアンス
Could you finish the report?
質問形と非質問形の例は以下になります。
＜質問形＞
| Could you …? | ～していただけないでしょうか？ |
| Would it be possible to …? | ～することは可能でしょうか？ |
| Could you consider …? | ～について検討していただけませんでしょうか？ |
| Could you(please) …? | ～していただけないでしょうか？ |
| Can you do me a favor by …? | お願いがあるのですが |
| Can you: (1) …, (2) …, and (3) …? | (1)～(3)をお願いできますか？ |
Can you …?よりもCould you …?の方がより無難で、礼儀正しい印象を与えます。
Could you …?はビジネス英語では非常によく使います。
＜非質問形＞
| Please | ～してください |
| I must request you to … | ～していただかなければなりません |
| I want/would like you to … | ～していただきたいと思います |
| You must … | （あなたは）～しなければなりません |
主語をYouからWeに変える
非質問形でも主語をYouからWeに変えることである程度柔らかいニュアンスになります。
You need to send it by Wednesday.
↓ 柔らかいニュアンス
We need to recive it by Wednesday.
日本語でも「あなたは水曜日までにこれを送る必要があります」や「水曜日までにこれを送ってください」という表現よりも、「水曜日までにこれを送っていただけますと幸いです」とか「水曜日までにこれを送っていただけると助かります」のように、相手が対応をしてくれた先の私や私達の気持ちという形で伝える場面はないでしょうか？
筆者は日本語で相手にものを頼む時もよくこの方法を使いますし、これは日本語でも英語でも共通する部分ではないかと思います。
＜非質問形＞
| I would appreciate it if … | ～していただけるとありがたいです |
| I need | ～が必要なのです |
ニュアンスを和らげる表現を入れる
ニュアンスを和らげる表現を入れましょう。
例えば以下のように相手の立場や気持ちをある程度理解していることを示す表現を付け加えます。
例）
Sorry for the rush, but please send us a copy of the new manual.
I know this is difficult, however would you be able to complete it for me?
質問形より強いニュアンスを与えてしまう、非質問形でもニュアンスを和らげる表現を入れることで、質問形程ではないですが、ニュアンスを和らげることができます。
＜ ニュアンスを和らげる表現＋非質問形 ＞
| If possible, please … | もし可能でしたら、～をお願いします |
| If it’s not too much trouble, kindly … | ご面倒でなければ～していただけないでしょうか |
| Sorry for the rush, however I/we/our department would be (very) greateful if … | 急な話で申し訳ないのですが、～していただけると大変助かります |
| Sorry to push you on this, but it would be helpful/appreciated if | 無理をお願いして申し訳ありませんが、～していただけると大変助かります |
| I know you are busy, but (I’m afraid) I have to ask you to … | お忙しいとは思いますが、～についてお願いしたいのです |
また質問形にニュアンスを和らげる表現を入れることで、相手の立場や気持ちを理解しつつ、更に相手に選択の余地を残した最上級に丁寧な印象を与える表現になります。
＜ ニュアンスを和らげる表現＋質問形 ＞
| If possible, could you … | もし可能でしたら、～していただけないでしょうか？ |
| If possible, would you mind … | もし可能でしたら、～していただけませんか？ |
| I’m sorry to trouble you (again), but would you …? | （また）ご面倒をおかけしてすみませんが、～していただけないでしょうか？ |
| Sorry for the difficulty, but could I/we/our department (kindly) ask you to …? | 難しいお願いで申し訳ありませんが、～をお願いできますでしょうか？ |
| We know that this is difficult, but can you …? | 難しいお願いとは存じますが、～していただけないでしょうか？ |
| I know this is a lot to ask, but can you take care of the below requests? | 大変なお願いであることは承知しておりますが、下記の依頼事項への対応をお願いできますでしょうか？ |
理由を付け加える
これも日本語でも同じかもしれませんが、相手への依頼や要望には、その理由を付け加えましょう。
理由を付け加えることで相手への敬意を示すことにもなりますし、理由次第でより相手からの協力が得られる可能性もあります。
その際に、用件（要望）ファーストで、その後理由や詳細を付け加えるようにしましょう。
例）
Could you finish the report for me? The reason is because I have to go to Tokyo on business.
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