英語のビジネスメール:件名(タイトル)の書き方

読んでもらえる英語のビジネスメール:件名の付け方3ポイント

ビジネスの場では、毎日膨大なメールを受け取るケースも少なくありません。

日本語でも英語でも、メールを使って相手に動いてもらうためには、毎日受信するたくさんのメールの中から読んでもらえる明確な内容であることが必要です。

今回は、相手に読んでもらえて、動いてもらえる効果的な英語メールの件名の付け方について紹介します。

ポイントは3つです。

  • 短く(4単語以下、不必要な単語は盛り込まない)
  • 明確に(用件がわかる単語を盛り込む)
  • 単語の最初のアルファベットを大文字にする

短く(4単語以下、不必要な単語は盛り込まない)

最大4語以下に抑えることを心がけましょう。

これは難しく思えるかもしれませんが、以下を含めなければ可能です。

・articles (冠詞) : a, an

・prepositions (前置詞) : in, at, forなど

・pronouns (代名詞) : your, ourなど

<メールの件名の例>

Your support on a new project is needed

 ↓ 短い件名に

  • Project Support Needed
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明確に(用件がわかる単語を盛り込む)

相手への要求なのか、問い合わせなのか等、メールを送信した目的が分かるように、メールの件名の末尾に必要な単語をつけるようにしましょう。

Topic + 用件がわかる単語という形で件名をつけます。

<メールの件名の例>

  • Project Support Needed
  • Project Support Questions

用件がわかる単語には以下のようなものがあります。

・Request

・Needed

・Questions

・Announcement

・Update

・Answers

・Problem

・Apology

・Thanks

・Recommendation

単語の最初のアルファベットを大文字にする

メールの件名に使われる単語の初めのアルファベットは大文字にします。

<メールの件名の例>

Monthly meeting announcement

 ↓ 単語の最初のアルファベットを大文字に

  • Monthly Meeting Announcement
  • 3 Quick Software Question
  • Overtime Assistance Needed

英語のビジネスメール:目的別件名の例

最後に目的別にメールの件名の付け方の例を紹介します。

お願い・要望(Request)

  • Report Deadline Request
  • Project Assistance Needed
  • Re: Spreadsheet Request Reminder

Urgentなど読み手の注意を引く用語は件名の先頭か末尾につけるのがおすすめですが、頻繁に使うことは避けましょう。

  • Urgent-Winston’s Contact Details Needed

以下のように、要望(Request)の数を件名で伝えてあげるのも良いでしょう。

また、末尾に正確な期限を加えても良いでしょう。

  • 2 System Requests (due 5 p.m. NY Time)

問い合わせ・質問(Question)

Urgentなど読み手の注意を引く用語は件名の先頭か末尾につけるのがおすすめですが、頻繁に使うことは避けましょう。

  • Urgent: Client Pricing Question
  • Important: Help Desk Inquiry

以下のように、質問(Questions)の数を件名で伝えてあげるのも良いでしょう。

  • 4 Programming Questions(2nd Request)

お知らせ・アナウンス(Information)

  • Monthly Teleconference Announcement
  • Project Status Update
  • 4 Programming Answers
  • Spreadseet Review Completed
  • Requested Files Attached
  • System Testing Confirmation

2つのタイトルを付ける場合、「/」や「&」や「and」で2つのタイトルを分けると良いでしょう。

  • Meeting Rescheduled / Confirmation Needed

以下の様に、メールの件名だけを見ても読み手があなたの受け入れ意向が分かるような工夫をしても良いでしょう。

  • Re: Johnson Report Request – YES
  • Project Assistance OK (Saturday)

日付情報など追加で重要な情報は件名の末尾に括弧をつけて伝えても良いでしょう。

  • Project Completion Party Invitation (June 4)

重要な添付資料は件名で知らせても良いでしょう。

  • Warne Report Request (see Attached)

却下(Rejection)

  • Report Deadline Alternatives
  • Programming Issues Reply

以下の様に、拒否だけではなく代替案を含むことが望ましいです。

また、メールの件名だけを見ても本文の中身が分かるような工夫をしても良いでしょう。

  • Meeting Request – Yukio Attending

日本語のメールでも一から件名を作るのではなく、件名をいじらずに返信をすると「Re:」がついてこちらの方が返信メールとして望ましい場合があります。

英語メールでも同様で、この方法はどの内容に対する回答なのかが分かりやすいので簡単で効果的ですし、後からメール検索をするにも便利です。

良い代替案を件名に書けない場合や代替案がない場合は、以下のような件名の付け方になります。

  • Re: Monthly Report Request
  • Re: Company Visit Inquiry

「Re:」ではなく、件名に「Reply」と入力するとより丁寧な印象になります。

  • Programming Issues Reply

以下のような件名は、表現が強すぎます。

Johnson Report Rejection

問題を伝える・催促(Problems)

問題(PROBLEM)を書くケースと、具体的に対応してほしいこと(SOLUTION)を書くケースがあります。

PROBLEMの方がソフトで、SOLUTIONを書くケースのほうが強いトーンになります。

問題(PROBLEM)を書くケース

  • Report Delay Issue
  • Discount Policy Matter
  • Database System Concern
  • Late Report Problem→強い表現
  • Filing Deadline Problem→強い表現
  • Flight Booking Complaint→強い表現

IssueやMatterはクライアントや目上の上司に使う場合、無難です。

一方、Problemは同僚とのやり取りで使うことがあります。

ComplaintはIssueよりも強い表現になります。

Complaintはベンダーに対して使うシーンがあるかもしれません。

具体的に対応してほしいこと(SOLUTION)を書くケース

要対応事項でより強く要求したい場合は以下のように、具体的に対応してほしいこと(SOLUTION)を件名につけます。

  • Send Report Revisions (by 5:00)
  • Urgent Debug Needed

Late Repport Issueと問題(PROBLEM)を件名に書くよりも、Send Report On Timeと対応してほしいこと(SOLUTION)を書く方が強い表現になります。

謝罪(Apologies)

謝罪をしなければならないケースのメールでも可能な限り解決策(SOLUTION)を件名に含めましょう。

グローバルビジネスの場では、日本のように謝罪を重ねることよりも、解決策や代替案の提示が重視されます。

  • Correct Files Attached
  • Correct Report Attached
  • Re: Report Delay Problem Resolved
  • Access Problem Stopgap
  • Filing Deadline Apology
  • Re: Filing Deadline

My Apologiesは読者にとって解決策が含めるまでもないほど明確なときに使うようにしましょう。

  • My Apologies

読み手が進捗に不安を感じているときは件名にステータスを加えてもいいでしょう。

  • Spreadsheet Errors – Being Revised

好意・誠意を伝える(Goodwill)

  • Project Assistance Thanks
  • Vacation Cover Thank you
  • Baby Girl Congrats
  • Brokers Exam Good Luck
  • Get Well Soon

カジュアルなメッセージの場合は件名に略語を使ってもいいでしょう。

  • Happy B-day!

強調するために「!」をつけることもあります。

  • Promotion Congratulations!
  • Singapore Welcome!

説得・提案(Persuasion)

  • Sales Promotion Idea
  • Reporting Procedures Suggestion
  • Employee Motivation Recommendation
  • New Business Proposal
  • Outsourcing Cost-Benefit Analysis

Ideaはカジュアルな表現なので、Cost-Benefit Analysisなどフォーマルな表現にしても良いでしょう。

注意を引く件名の例として以下があります。

  • Secret Invitation

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