英語で断る(Rejection)ことを丁寧に伝えるには

英語のメールなどで断ること(Rejection)を丁寧に伝える3のポイント

今回はビジネスの場で、却下(Rejection)を英語でソフトに伝える方法を解説します。

以下の3ポイントがその方法になります。

  • 却下である旨を伝える前に、相手の気持ちをケアする一言を加える
  • 却下である旨を伝えた後に、ソフトな表現にする一言を理由に付け加える
  • 対象を個人以外の表現にする
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却下である旨を伝える前に、相手の気持ちをケアする一言を加える

I can’t help youと却下である旨を伝える前に、Unfortunatelyなどと相手の気持ちをケアする一言を加えるとソフトな表現になります。

相手の労力に対する感謝を述べるのもその一つです。

相手の気持ちをケアする一言として以下のようなものがあります。

Unfortunately, …残念ながら / あいにく
Thanks for …~ありがとうございました
Thank you for your request / invitation / inquiry …ご依頼 / ご招待 / お問い合わせありがとうございます
We appreciate your time / effort / consideration / interest / suggestion / assistanceお時間 / ご尽力 / ご配慮 / ご興味 / ご提案 / ご支援に感謝いたします
We are sorry that …申し訳ございません
I’m afraid …あいにく~かと思われます。

却下である旨を伝えた後に、ソフトな表現にする一言を理由に付け加える

相手へ 却下である旨を伝えた後に、I’ll be out of townなどの理由を付け加えます。

この理由にI really wish I could help you but …などのソフトな表現を付け加えます。

この他にも却下のニュアンスをソフトにする表現として以下のようなものがあります。

I wish we could … but …~できることを願っていましたが、しかし~
I / We understand your concern / problem / position / point of view, but …あなたの懸念 / 問題 / 立場 / ご意見は理解しております。しかしながら~
I know how important this is, but …この事の重要性は十分理解しております。しかし~
It was difficult choice, but …難しい選択ですが~
Although we were impressed with your experience proposal / idea / reputation / performance / service, …あなたの経験 / ご提案 / ご意見 / 評判 / サービスには感銘を受けました。しかしながら~

対象を個人以外の表現にする

対象を個人以外の表現にすると聞いて、どういうことかわからない方もいるかもしれませんので早速例を紹介します。

以下のA~Dの表現を見比べてみましょう。

A: You can’t attend

B: I can’t approve your request to attend

AとBを見比べると、Aは拒否する対象をYouにする表現である一方、Bでは拒否する対象をYour requestにしています。

更にソフトなCの表現になると、拒否する対象をThe requestにしています。

C: The request to attend can’t be approved

Cよりさらにソフトな表現になると、拒否する対象をEveryoneにしています。

D: I can’t let anyone attend

このように拒否する対象を個人以外にすることにより、却下をよりソフトに伝えることができます。

却下された側が個人を否定された気分にならないように、対象を個人にフォーカスしない表現にすると考えると覚えやすいかもしれません。

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いかがでしたでしょうか。

今回の内容が参考になれば幸いです。

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